jpnn.com, BOGOR - PT Infomedia Nusantara (Infomedia) sebagai anak perusahaan dari PT Telkom Indonesia, Tbk (Telkom) meresmikan layanan barunya, ProVue-Record Document Management System (RDMS), Rabu (13/9).
Peresmian layanan tersebut dilakukan di Kantor Layanan RDMS Infomedia, Bogor, Jawa Barat.
BACA JUGA: Telkom Kembangkan Beberapa Inovasi di Ranah Web3 & Teknologi Blockchain
Layanan pengelola dokumen fisik perusahaan itu didukung optimalisasi teknologi digital terintergarasi dan aman.
Direktur Utama Infomedia - Eddy Sofryano mengatakan layanan tersebut hadir sebagai solusi mengelola dokumen fisik menjadi digital.
Sehingga mudah diakses dan tersimpan dengan aman serta memenuhi akuntabilitas perusahaan pelanggan.
BACA JUGA: Sagara Technology Gandeng Telkom University Lahirkan Digital Talent Ready
"Layanan ini melengkapi solusi back end process yang diusung Infomedia sebagai salah satu layanan utama kepada pelanggan," kata Eddy seusai peresmian layanan terbarunya.
ProVue-RDMS mengelola dokumen fisik (Physical Record) yang meliputi pemilahan, penataan, penyimpanan, dan perawatan arsip.
BACA JUGA: Telkom Group Gelar Event Internasional BATIC 2023, Bakal ada Kejutan
Menurut dia, layanan tersebut juga mengelola dokumen secara digital seperti alih media dan digital filing platform.
"Kami memahami tantangan yang dihadapi perusahaan dalam mengakses setiap dokumen dengan tetap menjaga keamanan data yang dimiliki," ungkapnya.
Dalam layanan itu, kata Eddy, mengedepanman platform as service untuk akses dokumen yang dilengkapi dengan fitur automation, analytics, dan AI.
"Sehingga keamanannya akan terjaga secara privasi," tuturnya.
Pengelolaan dokumen merupakan salah satu unsur dari pengelolaan informasi perusahaan yang memiliki masa kelola hingga puluhan tahun.
Dalam Peraturan Kearsipan yang dikeluarkan oleh Badan Arsip Nasional RI no 12 tahun 2000, masa simpan arsip/dokumen penting perusahaan dapat mencapai 30 tahun.
Dokumen perusahaan juga memiliki peranvsignifikan sebagai rekam jejak, sumber informasi, dan dapat menjadi bukti kinerja organisasi hingga harus terpelihara baik fisik dan informasi didalamnya.
Hal ini seperti tertuang dalam Undang-undang tentang Dokumen Perusahaan no.8 tahun 1997 dan Perka ANRI no 9 tahun 2018 mengenai Pedoman Pemeliharaan Arsip.
Dokumen perusahaan dapat menjadi bukti otentik harus dikelola sesuai standar, digitalisasi dokumen dimanfaatkan untuk kemudahaan akses bagi pihak yang berkepentingan.
Ketua Tim Penyimpanan dan Perawatan Arsip, Pusat Jasa Kearsipan ANRI, Wijiyanto mengatakan saat ini digitalisasi sudah menjadi bagian yang krusial dalam proses bisnis, apalagi dalam kaitannya melindungi berbagai arsip penting perusahaan.
Digitalisasi tentu akan membantu dari segi keamanan, kemudahan, dan kenyamanan mengakses dokumen serta mendukung penerapan tata kelola perusahaan yang baik.
"Saya yakin Infomedia dapat memberikan berbagai terobosan baru dalam pengelolaan arsip secara digital sesuai kebutuhan," ungkap Wijiyanto.
Infomedia fokus terhadap pelibatan teknologi digital seperti penggunaan computer vision berbasis Artificial Intelligent (AI) dan penggunaan drone untuk memantau kesesuaian dokumen pada tempat kebutuhan setok opname dokumen.
Teknologi security system dengan face recognition juga diterapkan untuk menjaga keamanan gedung dan dokumen tetap terpantau dengan baik.
Mobilisasi dokumen bergerak akan terpantau keamanannya melalui vehicle tracking yang terpasang pada kendaraan pengangkut dokumen dan dapat dipantau secara realtime.
Adapun faktor transparansi dan akuntabilitas terjaga dengan dukungan dashboard pada aplikasi yang dapat diakses melalui website dan mobile.
Aplikasi ini menampilkan history proses saat penyimpanan dan pengambilan dokumen secara realtime mulai dari proses order hingga monitoring.
Di sisi lain, mengusung digitalisasi dalam layanan RDMS ini merupakan bagian dari upaya perusahaan dalam berkontribusi terhadap lingkungan.
Melalui Document Management System yang terekam dengan baik secara digital, perusahaan dapat menekan biaya operasional dalam pengelolaan dokumen, mengurangi jumlah penggunaan kertas sekaligus mempercepat akses ke dokumen yang diperlukan.
RDMS bekerja sama dengan mitra-mitra terdepan dalam pengelolaan dokumen dan teknologi terkini serta berkomitmen untuk kerap berinovasi dalam mewujudkan pelayanan digital secara. (ddy/jpnn)
BACA ARTIKEL LAINNYA... Dirut PT Telkom Infra Temui Dirut Bakti Kominfo, Tujuannya untuk Main di Proyek BTS
Redaktur & Reporter : Dedi Sofian