jpnn.com, JAKARTA - Software attendance management merupakan sebuah software yang akan sangat membantu dalam pengelolaan absensi kehadiran karyawan dalam sebuah perusahaan. Seperti yang kita ketahui bahwa data absensi tidak hanya sekedar data kehadiran saja, namun juga berguna sebagai referensi pengambilan keputusan penting oleh perusahaan.
Keputusan ini adalah yang terkait dengan peningkatan kinerja karyawan maupun kebijakan lain dalam perusahaan. Karena fungsinya yang cukup kompleks, tidak hanya sekedar data kehadiran saja membuat perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang dapat mengelola data tersebut.
Seiring perkembangan teknologi kini hadir software attendance management yang akan sangat membantu dalam pengolahan data kehadiran karyawan. Namun sebelum menggunakannya, kita harus tahu apa itu software attendance management lebih dulu serta fungsi hingga manfaatnya.
BACA JUGA: Software Absensi Online Jadi Pilihan Tepat bagi Perusahaan dan Karyawan saat WFH
Mengenal Software Attendance Management Solution
Pada dasarnya software attendance management merupakan sebuah sistem perangkat lunak yang berfungsi untuk mencatat, menyimpan hingga mengelola data kehadiran atau absensi karyawan. Dengan menggunakan software ini maka perusahaan tidak akan memerlukan kertas maupun mesin fingerprint untuk pengelolaan absensi karyawan.
BACA JUGA: Inilah 5 Manfaat Aplikasi Absensi Online bagi Karyawan, Berguna Banget
Software attendance management yang diintegrasikan ke dalam sebuah perusahaan membuat bagian HRD akan lebih mudah dalam memproses data kehadiran menjadi sebuah laporan. Nantinya software ini juga dapat diintegrasikan dengan software bisnis lainnya seperti payroll, performance appraisal, cuti, dll.
Data absensi karyawan yang tercatat dengan rapi dan mudah dipahami juga akan memudahkan pengambilan keputusan HRD. Sebagai contoh ada karyawan yang selalu berangkat tepat waktu akan tetapi kinerjanya sedang menurun beberapa waktu ini.
BACA JUGA: 5 Rekomendasi Software Terbaik untuk Absensi Karyawan
Dari sini HRD dapat mencari tahu kenapa hal tersebut bisa terjadi sekaligus mencari cara untuk menyelesaikan masalah tersebut. Karenanya software ini akan punya peran yang cukup vital dalam hal produktivitas karyawan.
Jenis Software Attendance Management
Setelah sedikit mengenal tentang software attendance management selanjutnya kita juga akan membahas tentang jenisnya. Secara umum software ini dapat dibagi atau dikelompokkan ke dalam beberapa jenis yaitu:
1. Berbasis pengelompokan waktu
Jenis software attendance management yang pertama adalah berdasarkan pengelompokan waktu untuk mengelompokkan jam kerja karyawan pada waktu yang bersamaan. Dengan begitu, bagian HRD dapat membuat jadwal kerja karyawan yang lebih teratur sekaligus mengelolanya.
Software jenis ini berfungsi untuk mendapatkan jam kerja yang lebih fleksibel, lebih menoleransi keterlambatan, kemudahan dalam penetapan cuti tahunan dan banyak lagi. Berbagai hal ini tentunya akan dipengaruhi oleh kebijakan maupun kebutuhan setiap perusahaan yang bisa saja berbeda satu sama lain.
2. Berbasis hari libur
Jenis selanjutnya adalah yang dikelompokkan berdasarkan hari libur, hal ini dapat memungkinkan Anda mengatur ulang hari libur yang didapatkan karyawan. Jenis ini membuat perusahaan dapat menentukan kuota cuti maupun jangka waktunya sehingga bagian HRD akan lebih mudah mengelola data karyawan yang mengajukan cuti dengan baik.
3. Berbasis persyaratan lembur
Untuk jenis yang satu ini memungkinkan perusahaan melakukan pendataan karyawan yang sudah melakukan pengajuan jam lembur pada perusahaan. Dengan begitu, pemberian izin akan jam lembur dapat dilakukan dengan lebih mudah tanpa memerlukan prosedur yang lebih rumit.
Bila menggunakan cara manual atau konvensional mengharuskan perusahaan mendata satu persatu terkait dengan kepentingan karyawan dalam pengajuan jam lembur. Akan tetapi, umumnya cara ini terbilang cukup sulit untuk bisa mendapatkan izin. Karenanya dengan software attendance management berbasis persyaratan lembur akan memudahkan perusahaan dalam persetujuan permintaan lembur karyawan.
4. Berbasis jadwal karyawan
Jenis software attendance management yang terakhir adalah berbasis pengelompokkan jadwal kerja karyawan. Catatan absensi atau kehadiran karyawan tentunya akan lebih mudah dikelola apabila jadwal kerja yang sudah ditetapkan berjalan sebagaimana mestinya.
Di sini pihak perusahaan dapat menginputkan data karyawan secara langsung untuk kemudian dianalisis serta dibandingkan dengan perencanaan yang sudah dikonsepkan. Di dalam tahap ini akan mempunyai 2 jenis menu yang berbeda yaitu jadwal yang belum teranalisis dengan menu yang sudah dianalisis.
Fitur analisis ini bertujuan untuk mendapatkan pola jadwal kerja karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan maupun kemampuan karyawan. Bila hal ini bisa dicapai tentunya kedua belah pihak dapat melakukan pekerjaan dengan lebih efektif dan efisien. Karenanya di sini dibutuhkan sistem yang dapat membuat jadwal dengan tepat, dan kemudahan dalam mengkonfirmasi kepada karyawan lebih dulu.
Fungsi Software Attendance Management untuk Perusahaan
Ada beberapa fungsi yang diharapkan dengan penerapan software attendance management pada perusahaan. Beberapa fungsi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Membangun Budaya Disiplin
Dengan adanya software attendance management diharapkan budaya disiplin dalam perusahaan akan terbangun. Nilai kedisiplinan merupakan hal yang sangat vital dalam sebuah perusahaan, dengan disiplin akan meningkatkan kinerja maupun produktivitas karyawan.
Dengan penerapan software akan memudahkan dalam pengelolaan data karyawan dalam membangun kedisiplinan. Beberapa data tersebut adalah seperti jam kedatangan dan kepulangan, jam lembut, jadwal shift, cuti, jumlah kehadiran hingga perizinan karyawan.
Semua data ini nantinya akan terkoneksi serta terintegrasi agar dapat disajikan dengan mudah secara online. Dengan begitu pihak manajemen dapat memantau bagaimana produktivitas karyawan untuk pengambilan keputusan.
2. Self Service
Software ini sendiri juga mempunyai fungsi self service di mana segala urusan administrasi karyawan juga dapat diurus secara mandiri oleh karyawan itu sendiri. Untuk itu dalam keperluan pencetakan slip gaji, pengajuan cuti, melihat sisa jatah cuti hingga izin tidak masuk kerja bisa dilakukan oleh karyawan sendiri tanpa perlu bantuan dari bagian HRD.
Setelah urusan seperti cuti, izin tidak masuk kerja, dll. diajukan melalui sistem maka selanjutnya HRD dapat memproses pengajuan tersebut. HRD dapat menyetujui, menolak atau memberikan catatan khusus terkait urusan tersebut tanpa perlu bertemu karyawan secara langsung.
3. Payroll Management
Dengan adanya sistem attendance management juga mempunyai fungsi untuk berperan langsung dengan sistem penggajian karyawan. Berdasarkan laporan jumlah hari kerja atau kedatangan karyawan, beban kerja hingga jabatan karyawan membuat perusahaan dapat memperhitungkan gaji karyawan dengan lebih mudah.
Software akan melakukan perhitungan secara otomatis berdasarkan berbagai data tersebut. Di dalam perhitungan juga telah mencakup besaran pajak yang ditanggung karyawan bila ada, jumlah cuti yang diambil, jumlah izin tidak masuk kerja, dsb.
Manfaat Penerapan Software Attendance Management
Selain fungsi yang diharapkan, pengaplikasian software juga akan memberikan beberapa manfaat untuk perusahaan maupun karyawan. Beberapa manfaat tersebut adalah seperti :
1. Aksesibilitas Waktu
Software ini sendiri dapat memuat data kehadiran karyawan dengan lebih mudah karena prosesnya telah diotomatisasi. Dalam memproses semua perhitungan waktu kehadiran dapat dilakukan tanpa memerlukan admin atau secara otomatis.
Meski begitu proses manual juga masih tetap bisa dilakukan apabila suatu waktu dibutuhkan untuk keperluan tertentu. Dengan fitur otomatis ini tentu akan membuat HRD lebih leluasa dalam melakukan pemantauan perkembangan karyawan khususnya dalam hal kedisiplinan dan konsistensi.
2. Meminimalkan Kecurangan
Penggunaan software attendance management juga dapat meminimalisir terjadi kecurangan pencurian waktu yang dapat dilakukan oleh karyawan. Di sini karyawan tidak dapat memanipulasi data kehadiran atau absensi mereka. Sebab selain data akan dienkripsi, data kehadiran juga akan tersimpan di dalam server terpusat yang aman.
3. Kemudahan dalam Pengolahan Data
Dengan penerapan software, pengelolaan serta pemeriksaan berbagai data karyawan dapat dilakukan dengan mudah secara real-time. HRD dapat mengetahui berapa karyawan yang hadir dan tidak hadir serta siapa sajanya dari manapun dan kapanpun. Dengan begitu, HRD bisa mengambil data tersebut sewaktu-waktu tanpa perlu memanggil divisi yang berkepentingan.
4. Lebih Instan
Dengan software ini juga akan mengefisienkan waktu dalam mengumpulkan data presensi karyawan dibandingkan bila memakai metode manual. Bahkan software juga akan terintegrasi dengan sistem payroll perusahaan yang tentunya akan memudahkan dalam penghitungan gaji karyawan. Tampilannya yang user friendly juga akan memudahkan pegawai yang mengelolanya.
5. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Dengan menggunakan software attendance management secara umum akan menghemat biaya dan waktu dalam sebuah perusahaan. Bahkan software ini sendiri dapat diakses melalui gadget yang dimiliki karyawan. Sehingga karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas atau bertugas di lapangan dapat melakukan absensi tanpa perlu datang ke kantor lebih dulu.
Selain itu untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja dari rumah atau mempekerjakan karyawan freelance yang tidak hadir ke kantor juga cocok menggunakan software ini. Dengan begitu, produktivitas kerja karyawan akan tetap terjaga tanpa perlu membuang banyak waktu untuk sekedar datang ke kantor untuk melakukan absensi.
6. Integrasi Sistem
Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa data absensi atau kehadiran karyawan diperlukan untuk menentukan payroll/penggajian, menilai kinerja, pengajuan cuti, dan lainnya. Tentu bila dilakukan secara manual akan sangat merepotkan karena HRD harus menginputkan data kehadiran satu-persatu karyawan.
Dengan cara manual juga memungkinkan terjadinya human error sehingga menyebabkan kesalahan administrasi. Selain itu sistem yang terintegrasi juga akan memudahkan karyawan dalam pengajuan cuti dan lembur serta izin. Sehingga karyawan tidak perlu direpotkan lagi dengan membuat berbagai jenis surat untuk keperluan tersebut.
Cara Download Software Attendance Management
Dengan berbagai keunggulannya tersebut tentunya kita ingin tahu bagaimana cara mendapatkan atau cara download software attendance management untuk perusahaan Anda. Mungkin kita bisa menemukan software tersebut di berbagai sumber di internet secara gratis.
Namun, tentunya akan ada resiko dengan penggunaan software gratis khususnya untuk keperluan bisnis. Terutama dalam hal keamanan data, sebab software ini nantinya akan menyimpan berbagai data perusahaan yang bersifat rahasia. Software gratis juga umumnya tidak dikembangkan oleh pengembang terpercaya sehingga tidak ada jaminan akan keamanan data.
Belum lagi dengan tidak adanya dukungan teknis yang mana Anda harus mempelajari sendiri software tersebut. Umumnya software seperti ini juga bersifat umum, yang mungkin beberapa fiturnya tidak cocok untuk perusahaan Anda nantinya.
Karena itu, disarankan untuk mendapatkan software attendance management dari pengembang tepercaya seperti Mekari. Pengembang Mekari merupakan vendor penyedia software maupun aplikasi bisnis yang telah berpengalaman dan terpercaya.
Sudah ribuan klien yang telah membuktikannya, sebut saja Bumame, SCG, Ciputra, PCP express, dsb. yang telah membuktikannya. Selain itu software by Mekari juga dapat disesuaikan atau dicustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Belum lagi dukungan dari tim yang profesional dan berpengalaman yang siap membantu Anda dalam penggunaan software maupun ketika mengalami masalah.
Untuk itu Anda bisa download software attendance management di https://www.talenta.co/fitur/software-attendance-management/ yang merupakan website resmi dari Talenta by Mekari. Dapatkan pula fitur trial atau percobaan gratis untuk memastikan kesesuaian software dengan kebutuhan perusahaan Anda. (mrk/jpnn)
Redaktur & Reporter : Tarmizi Hamdi