jpnn.com, JAKARTA - Pandemi Covid-19 mengubah hampir keseluruhan aktivitas masyarakat, salah satunya dalam bekerja. Sebagian besar perusahaan di Indonesia hingga di seluruh dunia saat ini banyak menerapkan kebijakan work from home (WFH).
Di masa pandemi yang masih berlangsung hingga saat ini, membuat perusahaan memutuskan untuk mengambil kebijakan untuk bekerja dari rumah.
BACA JUGA: Kenali Fitur Canggih pada Aplikasi Absensi Online Perusahaan, Ini Manfaatnya
Kebijakan yang diambil perusahaan ini bukan tidak mungkin juga memerlukan sistem manajemen yang kuat untuk memastikan kegiatan operasional perusahaan tetap lancar.
Pusahaan perlu memantau karyawan yang bekerja dari rumah. Ditambah karyawan sudah tidak bekerja di kantor, segala proses absensi dilakukan secara online.
BACA JUGA: Inilah 5 Manfaat Aplikasi Absensi Online bagi Karyawan, Berguna Banget
Perusahaan memerlukan sistem absensi kehadiran karyawan online sebagai solusi dalam absensi tiap karyawan.
Jika biasanya absensi dilakukan secara manual, mulai sekarang tinggalah cara lama tersebut. Karena absensi semacam ini tidak berlaku untuk perusahaan yang menerapkan flexible working hour.
BACA JUGA: 5 Rekomendasi Software Terbaik untuk Absensi Karyawan
Contoh pekerjaan yang menerapkan flexible working hour yaitu marketing dan sales.
Keduanya memiliki jobdesc untuk melakukan follow-up ke setiap customer dan melakukan presentasi produk kepada klien mereka.
Saat ini, beberapa programmer juga dituntut untuk menjalankan flexible working hour.
Seberapa pentingkah sistem atau software absensi karyawan online untuk perusahaan Anda?
Dalam menerapkan sebuah kebijakan yang dibuat oleh perusahaan, beberapa hal perlu terlebih dahulu untuk dipertimbangkan.
Termasuk keputusan menggunakan sistem absensi online dalam bisnis Anda.
Lalu, seberapa penting sistem absensi kehadiran karyawan online bagi perusahaan? Simak informasi lengkapnya berikut ini!
1. Merekam Kehadiran Karyawan
Sistem absensi karyawan membantu perusahaan dalam melakukan proses absensi atau kehadiran karyawan saat mulai bekerja dan selesai bekerja sehingga perusahaan Anda dapat memantau performance atau kinerja dari pegawainya secara efektif.
2. Dasar Penggajian Karyawan
Kehadiran karyawan turut mempengaruhi nilai gaji dan bonus yang diterima oleh karyawan.
Biasanya perusahaan akan mengapresiasi karyawan yang on time dan bekerja sesuai target dengan memberikannya bonus, sebaliknya perusahaan juga bisa memberlakukan pemotongan gaji bagi karyawan yang telat dan tidak bekerja secara optimal.
Dengan software absensi karyawan online, data kehadiran karyawan sudah terekam dan tersaji secara akurat.
3. Dasar Pemberian Cuti Karyawan
Dengan software absensi karyawan, HR bisa mengetahui kehadiran karyawan setiap hari, bulan, hingga tahunan.
Hal ini juga bisa menjadi pertimbangan bagi HR dalam memberikan cuti kepada karyawan, selain itu HR juga bisa mengecek apakah karyawan tersebut masih memiliki jatah cuti atau sudah mengambil cuti yang sudah diberikan oleh perusahaan.
Karena software absensi karyawan memiliki fitur absensi yang sudah terintegrasi dengan pengajuan cuti karyawan, hal ini akan mudah bagi HR dalam mengambil keputusan terkait cuti kerja karyawan.
4. Database Karyawan Lebih Rapi
Dengan adanya sistem absensi yang terintegrasi, akan mempermudah HR dalam melakukan rekap database karyawan. Kemudian database ini juga akan mendukung mereka dalam menghitung gaji tiap karyawan, cuti, bonus, BPJS, dan lainnya.
5. Mencegah Kecurangan
Kecurangan bisa saja terjadi, termasuk dalam hal absensi karyawan. Jika absensi masih dilakukan secara manual, dan kondisi karyawan tidak masuk kantor, sulit untuk mendeteksi apakah karyawan tersebut tetap bekerja atau tidak.
Hal ini dapat dihindari dengan adanya software absensi karyawan online, kecurangan bisa dihindari karena sudah banyak perusahaan yang sudah mengimplementasikan sistem absen berbasis biometrik.
Jenis Absensi Kehadiran Karyawan Online
Berbicara tentang absensi, apa saja jenis absensi kehadiran yang biasa diterapkan oleh perusahaan? Berikut ini akan kami bahas jenis absensi yang biasa digunakan oleh instansi atau perusahan.
1. Sistem Absensi Sidik Jari (fingerprint)
Sistem absensi yang sudah banyak digunakan oleh kebanyakan perusahaan adalah absensi sidik jari atau biasa dikenal dengan sebutan fingerprint.
Absensi dengan menggunakan software absensi karyawan dapat dilakukan dengan menempelkan sidik jari karyawan pada mesin absensi yang sudah tersedia di kantor.
Namun, sebelum dilakukan perekaman data karyawan terlebih dahulu.
Kelebihan menggunakan absensi sidik jari ini adalah karyawan tidak bisa memanipulasi kehadiran karena setiap karyawan tentu memiliki sidik jari yang berbeda-beda.
Terdapat juga kekurangan model absensi ini yaitu sulitnya melakukan rekam absensi apabila jari karyawan dalam kondisi basah atau kotor, dan apabila terjadi kesalahan karyawan harus memasukkan nomor karyawan pada mesin fingerprint tersebut.
2. Sistem Absensi Kartu
Jenis absensi yang kedua ini adalah dengan menggunakan kartu. Karyawan perlu memiliki kartu akses untuk ditempel pada mesin absensi yang tersedia di kantor.
Sayangnya model absensi kedua ini lebih rentan terjadinya kecurangan dalam menyatakan kehadiran. Bisa saja karyawan melakukan titip absen, dan daya tampung kartu absensi ini juga cenderung kecil.
3. Sistem Absensi Biometrik
Sistem absensi biometrik merupakan sistem pengembangan dari absensi sidik jari atau fingerprint. Sistem absensi biometrik ini memanfaatkan teknologi face recognition atau pengenalan wajah.
Saat absen, wajah karyawan akan dicocokkan dengan database foto karyawan yang sudah terdaftar dalam sistem. Keuntungan dari model absensi biometrik ini adalah mengurangi risiko terjadinya kecurangan karyawan.
4. Sistem Absensi Online
Sistem ini merupakan cikal bakal absensi digital di masa sekarang dengan teknologi yang sudah semakin canggih. Apalagi saat ini banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan work from home.
Cara menggunakan sistem absensi ini cukup mudah, karyawan cukup mengunduh software absensi karyawan, lalu masukkan username dan kata sandi yang sudah terdaftar.
Setelah itu akan ada deteksi wajah serta software absensi karyawan ini memiliki kelebihan dapat mendeteksi lokasi karyawan.
Jadi, HR dapat lebih mudah memantau karyawan dan melakukan rekap absensi karyawan yang melakukan work from home maupun remote working.
Alasan Perusahaan Harus Menggunakan Software Absensi Karyawan Online
Ada banyak pilihan absensi karyawan yang bisa diterapkan pada bisnis atau perusahaan Anda.
Namun, seiring dengan kebutuhan perusahaan solusi menggunakan software absensi karyawan yang dilakukan secara online menjadi pilihan yang tepat dengan sejumlah keuntungan yang bisa dirasakan oleh karyawan dan juga perusahaan.
Inilah mengapa perusahaan harus mulai menggunakan software absensi karyawan secara online yang di antaranya yaitu:
1. Tidak Ribet
Karyawan tidak perlu lagi datang ke kantor untuk sekadar absen.
Karyawan bisa langsung absen dari rumah dengan kebijakan WFH yang sudah diputuskan perusahaan.
Karyawan hanya tinggal membuka smartphone dan absen di aplikasi yang sudah dipilih perusahaan.
2. Data Tersaji Secara Akurat
Model absensi online membantu HR dalam menyajikan database akurat, mulai dari data nama karyawan, cuti karyawan, dan kehadiran karyawan setiap harinya.
Hal ini tentunya akan meminimalisir terjadinya human error dalam proses penyajian data oleh HR di perusahaan.
3. Terintegrasi dengan Sistem Penggajian
Kehadiran karyawan menjadi faktor penting dalam proses memutuskan gaji karyawan.
Mesin absensi online juga terintegrasi dengan sistem penggajian perusahaan.
Hal ini juga membantu memudahkan pekerjaan HR karena tidak perlu melakukan rekap ulang penggajian.
4. Memotong Anggaran Operasional
Perusahaan tidak perlu menyediakan mesin absensi di kantor, karena absensi sekarang sudah dilakukan secara online di masing-masing smartphone karyawan.
Biaya pengadaan mesin juga akan memboroskan pengeluaran perusahaan, jadi akan lebih efisien jika menggunakan software absensi karyawan.
Software Absensi Karyawan Online Terbaik dari Talenta
Sistem absensi kehadiran karyawan online merupakan terobosan baru dalam memudahkan proses absensi karyawan.
Selain bisa menekan biaya operasional, software absensi karyawan ini juga dapat mempermudah kerja HR dalam melakukan perhitungan kehadiran hingga gaji karyawan secara otomatis dan akurat.
Talenta by Mekari memungkinkan sistem absensi online saat WFH.
Artinya, pengelolaan kehadiran karyawan tidak lagi terbatas pada infrastruktur fisik perusahaan, memberikan fleksibilitas yang lebih baik tanpa mengurangi kualitas layanan.
Talenta by Mekari adalah aplikasi absensi online untuk mengelola absensi karyawan dengan lebih cepat dan efisien.
Anda juga bisa melihat kehadiran langsung melalui dashboard yang selalu update secara real-time.
Selain itu, Talenta by Mekari juga menyediakan fitur untuk membuat laporan absensi karyawan termasuk cuti, keterlambatan, break-in atau break-out, absen lembur, dan lain sebagainya hanya dengan satu software saja melalui gadget Anda.
Aplikasi Talenta by Mekari hingga saat ini bekerja sama dengan total 3.500 perusahaan yang tersebar di berbagai kota besar di Indonesia yang berada dalam berbagai industri seperti keuangan, kesehatan, pariwisata, konstruksi, dan lain sebagainya.
Berikut adalah berbagai keunggulan jika Anda menggunakan Talenta by Mekari untuk mengelola sumber daya manusia dari perusahaan, seperti:
Fitur Lengkap
Keunggulan yang pertama dari Talenta by Mekari ialah fitur yang dibawakan sangat bervariasi dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Misalnya seperti fitur untuk pengumuman karyawan, pengajuan cuti, perhitungan gaji, jam istirahat karyawan, dan lainnya yang bisa Anda atur sesuai dengan ketentuan dan kebijakan perusahaan Anda.
Fitur Payroll
Talenta mempunyai fitur payroll yang dibuat secara khusus bagi Anda yang ingin menyelesaikan berbagai urusan penghitungan gaji karyawan.
Fitur Attendance Management
Fitur ini digunakan untuk memonitor absensi, jadwal shift, cuti, maupun lembur yang terintegrasi langsung dengan fitur payroll secara otomatis.
Fitur HRIS
Anda bisa mengelola kepentingan operasional HR, seperti database karyawan hingga proses rekrutmen dalam satu aplikasi HRIS yang berbasis cloud.
Fitur HR Analytics
Talenta memberikan visualisasi data yang mudah dipahami seperti visualisasi tren pengeluaran payroll yang spesifik melalui data yang didapatkan secara akurat dan aman.
2. Absensi Mobile Terintegrasi
Anda bisa mendapatkan laporan absen yang lebih akurat serta komprehensif tanpa harus datang lagi ke kantor, karena sudah bisa diakses menggunakan mobile maupun jenis gadget Anda lainnya.
3. Tim Support yang Tanggap
Tim CS Talenta akan selalu sigap menjawab berbagai pertanyaan, keluhan, dan kritik serta saran yang diberikan dari client sehingga dapat meningkatkan kinerja terkait proses administrasi di perusahaan Anda.
Itulah penjelasan singkat mengenai software absensi karyawan yang perlu Anda ketahui dan juga rekomendasi aplikasi yang bisa Anda gunakan dalam perusahaan Anda.
Jika Anda tertarik untuk menggunakan software absensi karyawan, Anda dapat berkonsultasi terlebih dahulu dengan tim sales Talenta melalui penjadwalan meeting yang bisa diatur melalui WhatsApp atau Call Center Talenta by Mekari! (mrk/jpnn)
Redaktur : Tarmizi Hamdi
Reporter : Tarmizi Hamdi, Tarmizi Hamdi