jpnn.com, JAKARTA - Di era digital seperti sekarang, perusahaan dituntut untuk bisa mengintegrasikan teknologi ke dalam setiap segmen operasional bisnis.
Penggunaan teknologi makin memudahkan tugas pekerjaan dan meminimalkan kesalahan, seperti penggunaan aplikasi absensi online.
BACA JUGA: Inilah 5 Manfaat Aplikasi Absensi Online bagi Karyawan, Berguna Banget
Penggunaan aplikasi absensi online memudahkan karyawan dalam melakukan absensi dari mana saja secara online.
Terlebih, di tengah situasi pandemi seperti sekarang ini dan munculnya tren bekerja dari rumah.
BACA JUGA: 5 Manfaat Memakai Absensi Online untuk Perusahaan, Nomor 4 Berguna Banget
Aplikasi absensi online mencatat dan merekam absensi secara real time.
Aplikasi ini akan memudahkan penggunanya, baik karyawan, HR, hingga pemilik bisnis.
BACA JUGA: Ini 5 Rekomendasi Aplikasi Absensi Karyawan Secara Online
Karyawan akan mudah melakukan absensi dari mana saja dengan menggunakan gadget asalkan terhubung dengan jaringan internet.
Sementara itu, HR dan pemilik bisnis lebih mudah memantau absensi dan mengolah data tersebut.
Selain itu, aplikasi ini dapat menghindari manipulasi. Sebab, semua penggunanya mempunyai batasan akses tersendiri.
Dengan fitur geo-tagging di dalamnya, karyawan tidak dapat mengakali absensi.
Perbedaan Absensi secara Manual dan Online
Sebelum Anda memilih untuk menggunakan aplikasi ini, tentunya kita perlu tahu apa bedanya proses absensi yang dilakukan secara online dan manual atau konvensional.
Berikut perbedaan absensi yang dilakukan secara online dan manual.
1. Hemat biaya
Aplikasi absensi online bisa diakses melalui gadget yang dimiliki setiap karyawan sehingga bisa menghemat anggaran untuk pembelian mesin fingerprint dan perawatannya.
Perusahaan besar ini akan sangat terasa manfaatnya, terlebih lagi bila harus mengelola karyawan hingga ribuan.
2. Mudah tidaknya dimanipulasi
Absensi manual tentu mudah untuk dimanipulasi seperti karyawan yang titip absen hingga mesin fingerprint yang diatur ulang waktunya.
Namun hal tersebut tidak dapat dilakukan dengan absensi online karena aplikasi sudah ada pada gadget setiap karyawan.
Aplikasi ini juga mempunyai fitur real time sehingga waktu di dalamnya tidak dapat diubah, belum lagi dengan fitur geo-tagging untuk mencegah karyawan memanipulasi lokasi absensinya.
3. Pemantauan
Pada absensi manual mengharuskan HRD mengambil data absensi yang telah direkam dalam mesin fingerprint.
Data tersebut akan diolah untuk menentukan kinerja karyawan.
Namun, pada absensi online, setiap data absensi langsung tersimpan dalam server dan tidak dapat diubah.
Selain itu, HR bisa mengaksesnya kapan saja.
4. Rekapitulasi data
Pada absensi manual mengharuskan HRD mengambil sendiri data dari mesin fingerprint untuk diolah.
Dalam perusahaan besar, hal ini akan menyita banyak waktu untuk merekapnya.
Selain itu, ada risiko Huma error karena terlalu banyak data yang harus diolah.
Namun, dalam absensi online, semua data bisa diakses dengan mudah dengan dashboard yang mudah dipahami.
Rekapitulasi bisa dilakukan dengan mudah dan cepat sehingga waktu pengerjaan bisa lebih efisien.
Selain itu, aplikasi menyediakan fitur laporan yang memudahkan Anda membuat laporan dengan berbagai format.
Manfaat Aplikasi Absensi Online dalam Memudahkan Proses Bisnis
Aplikasi absensi ini akan sangat cocok untuk perusahaan besar maupun bisnis yang karyawannya mempunyai sistem kerja mobile.
Dengan berbagai keunggulannya tersebut, ada beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi ini.
1. Kemudahan dalam rekapitulasi
Dengan absensi yang dilakukan secara online, berbagai data seperti kehadiran, absen, keterlambatan, hingga lembur akan dicatat secara otomatis.
Data tersebut bisa dibandingkan dengan data manual. Selain itu, setiap data akan terintegrasi.
Dengan begitu, bagian HRD dapat melakukan pekerjaan dengan lebih mudah tanpa harus menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
2. Mengantisipasi kecurangan
Pada aplikasi, setiap karyawan mempunyai akun tersendiri. Dengan begitu, tidak akan ada lagi istilah titip absen.
Selain itu, pengaturan waktu sudah ditetapkan secara otomatis dalam aplikasi sehingga dapat mengantisipasi kecurangan.
Belum lagi dengan fitur geo-tagging yang dapat melacak lokasi karyawan.
3. Akuratnya penghitungan jam kerja
Sistem yang dijalankan secara online ini membuat waktu yang digunakan akan tersinkron dengan waktu sebenarnya pada semua perangkat pengguna.
Setiap keterlambatan dan lembur karyawan akan terhitung dengan akurat.
Selain itu, pengolahan data makin akurat sehingga mengantisipasi kesalahan penghitungan.
Setiap perusahaan menggunakan data absensi ini sebagai salah satu komponen untuk perhitungan gaji karyawan.
4. Memudahkan dalam pemantauan
Manfaat lainnya dengan penggunaan aplikasi absensi online adalah memudahkan bagian HRD maupun pemilik bisnis dalam memantau absensi karyawan.
5. Efisien dalam biaya
Absensi manual menggunakan fingerprint tentu membuat perusahaan harus menyediakan alat fingerprint, selain itu harus disediakan pula perangkat cadangannya bila terjadi kerusakan.
Belum lagi pada perusahaan besar dengan banyak karyawan tentu resiko kerusakan perangkat juga akan semakin tinggi, belum lagi antrian ketika melakukan absensinya.
Pengadaan alat ini membutuhkan anggaran tersendiri. Namun, dengan aplikasi absensi online, semua masalah tersebut bisa diselesaikan.
Sebab, aplikasi ini bisa diakses melalui gadget yang umumnya dimiliki setiap karyawan.
Perusahaan atau Bisnis yang Cocok Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Dengan berbagai kemudahan tersebut, banyak perusahaan yang belum menggunakan aplikasi ini ke dalam perusahaannya.
Padahal, aplikasi absensi online ini cocok digunakan pada berbagai perusahaan yang bergerak di bidang:
- jasa katering
- manufaktur
- supermarket
- jasa logistik
- pertambangan
- agensi digital
- software house
- jasa konstruksi.
Pada dasarnya, hampir semua perusahaan maupun bisnis bisa menggunakan aplikasi ini, terlebih lagi bagi mereka yang menerapkan sistem kerja dari rumah maupun mempunyai karyawan lapangan.
Fitur-fitur Canggih yang Harus Ada pada Aplikasi Absensi Online
Aplikasi ini bisa memudahkan Anda dalam hal absensi karyawan karena mempunyai berbagai fitur canggih di dalamnya.
Aplikasi absensi online yang canggih setidaknya harus mempunyai beberapa fitur berikut.
Dashboard perencana jam kerja yang akan memudahkan dalam pengelolaan jam kerja karyawan.
Terintegrasi dengan payroll yang akan memudahkan dalam perhitungan jam kerja, cuti, absen, keterlambatan dan lembur untuk penggajian karyawan.
Kemudahan absensi menggunakan fingerprint (bila perangkat mendukung) dan face ID yang terhubung dengan sistem GPS atau geo-tagging.
Kemudahan bagi karyawan dalam pengajuan cuti, keterlambatan, ijin, dan lainnya.
Kemudahan dalam pemantauan bagi HRD dan pemilik bisnis bahkan karyawan itu sendiri untuk melihat rekap absensinya.
Berbagai fitur canggih tersebut bisa Anda dapatkan bila menggunakan aplikasi absensi online Talenta by Mekari.
Mekari juga telah dipercaya berbagai perusahaan besar seperti Akseleran, Amartha, Ninja Xpress, Oppo, Hyundai, Sayurbox, dll.
Kunjungi https://mekari.com/ untuk mendapatkan berbagai info lebih lanjut serta video demo. (mrk/jpnn)
Redaktur : Tarmizi Hamdi
Reporter : Tarmizi Hamdi, Tarmizi Hamdi