jpnn.com, JAKARTA - Persediaan ibarat nyawa dari perusahaan karena sangat menentukan jumlah pendapatan dan biaya yang akan berdampak langsung pada laba atau rugi usaha.
Bagi bisnis jasa, persediaan biasanya berbentuk perlengkapan yang digunakan untuk mendukung perusahaan memberikan jasa kepada pelanggan.
BACA JUGA: 11 Manfaat Memakai Aplikasi Keuangan untuk Bisnis
Manajemen persediaan yang baik penting diterapkan. Hal itu dapat dilakukan dengan bantuan software atau aplikasi persediaan.
Ada lima manfaat aplikasi persediaan untuk membantu perusahaan dalam memanajemen persediaan.
BACA JUGA: Ada 3 Rekomendasi Aplikasi Pembukuan Usaha Terbaik, Pengusaha Wajib Tahu!
Pertama, meringankan kerja dan meminimalkan human error. Aplikasi persediaan yang bisa digunakan untuk manajemen persediaan akan membantu kerja manusia dalam banyak hal.
Di antaranya, aplikasi membantu kita mencatat dan menyimpan data persediaan.
BACA JUGA: Aplikasi PINTU Tambah 6 Token Baru, Investasi Kripto Makin Beragam
Jadi, kita tidak perlu lagi capek-capek mengingat barang apa saja yang dibeli, barang apa yang terjual, yang diberi diskon, dan yang rusak karena semuanya telah dicatat dan tersimpan dengan rapi dalam aplikasi tersebut.
Saat ini, rata-rata aplikasi sudah menerapkan metode penyimpanan cloud storage dan memiliki beberapa back-up di tempat terpisah sehingga meminimalkan kerugian akibat kehilangan data keuangan penting dalam usaha Anda.
Hal ini jelas sangat membantu jika dibandingkan dengan pencatatan persediaan melalui buku.
Sebab, bisa saja buku yang digunakan untuk mencatat hilang atau rusak dan mengakibatkan kehilangan data penting dalam bisnis.
Selain itu, aplikasi ini dapat meminimalkan human error yang mungkin terjadi selama proses manajemen persediaan.
Contohnya, pencatatan persediaan. Aplikasi persediaan biasanya memiliki required field yang harus diisi untuk meminimalkan kelalaian manusia.
Field ini biasanya mengandung informasi penting yang harus dicatat seperti tanggal, jenis barang, dan harga barang.
Jika required field tersebut belum diisi, transaksi tidak dapat disimpan.
Kedua, memantau pergerakan persediaan. Aplikasi biasanya memberikan mobilitas yang tinggi bagi penggunanya. Anda sekarang tak perlu lagi menelepon karyawan atau meminta karyawan anda mengirimkan e-mail mengenai informasi persediaan bisnis Anda.
Sebaliknya, Anda dapat terus memantau pergerakan persediaan secara real time meski sedang berada di tempat yang jauh.
Ketiga, membantu rekonsiliasi stok persediaan. Data persediaan yang sudah Anda catat dapat dijadikan pembanding jika di suatu waktu Anda ingin melakukan rekonsiliasi stok persediaan/stok opname.
Hal ini dapat memudahkan dan mempercepat proses rekonsiliasi stok persediaan.
Keempat, mencegah kekurangan dan kelebihan Persediaan. Kuantitas persediaan yang tersimpan dalam stok kita tidak boleh terlalu banyak atau sedikit. Dengan kata lain, jumlahnya harus pas agar tidak terlalu memenuhi gudang.
Di sisi lain, jumlahnya harus tetap mencukupi untuk memenuhi permintaan pelanggan. Pertanyaannya, bagaimana cara kita mengetahui jumlah persediaan yang pas bagi usaha kita? Jawabannya terletak pada hasil pencatatan persediaan yang telah dilakukan selama beberapa waktu.
Pencatatan persediaan yang telah dilakukan beberapa minggu, bulan, atau tahun akan menggambarkan pola-pola mengenai persediaan itu sendiri.
Anda bisa mempelajari mana persediaan yang cepat habis, mana yang memberikan keuntungan atau margin terbesar, dan pola-pola persediaan lain.
Berdasarkan pola-pola tersebut, Anda dapat menentukan berapa jumlah safety stock untuk setiap persediaan, kapan saat yang tepat untuk membeli persediaan, dan berapa kuantitas barang dalam sekali pembelian.
Hal ini dapat mengatasi permasalahan kuantitas persediaan sehingga Anda bisa memiliki jumlah persediaan yang pas.
Selain itu, Anda dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk pembelian persediaan.
Kelima, menghasilkan laporan untuk stakeholder. Satu hal lagi yang tak boleh luput adalah aplikasi membantu menyediakan laporan persediaan yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan stakeholder (pemangku kepentingan).
Biasanya, aplikasi hanya menuntut Anda untuk secara disiplin mencatat segala transaksi yang berkaitan dengan persediaan.
Selanjutnya, aplikasi akan membantu mengolah catatan tersebut menjadi sebuah laporan yang berisi informasi ringkas mengenai arus persediaan dan saldo persediaan Anda terkini.
Laporan persediaan lebih simple dengan software akuntansi online. Ketika menyimpan catatan persediaan yang akurat, artinya pebisnis memiliki data yang memberi tahu apakah permintaan klien atau proyek-proyek tertentu dapat dipenuhi dengan persediaan di tangan.
Ini akan membantu pemilik bisnis dalam merencanakan dan menyusun strategi. Hal ini juga penting untuk mengembangkan dan mempertahankan hubungan dengan investor, yang ingin melihat bahwa pebisnis memiliki perencanaan tertata dalam operasi perusahaan.
Pelayanan Pelanggan. Catatan persediaan yang baik adalah ketika pelanggan menanyakan ketersediaan produk dan pemilik dapat menemukan jawabannya dengan cepat.
Tingkat responsif yang cepat akan memberikan kesan baik untuk bisnisnya. Jika pelanggan harus menunggu tanggapan tentang ketersediaan produk, mereka dapat membatalkan pesanan dan pergi ke tempat lain.
Kontrol keuangan. Kegagalan untuk memelihara catatan persediaan yang akurat terkadang berarti perusahaan tidak dapat mengirim barang sampai dekat dengan tenggat waktu dan sesuai kebutuhan.
Biaya ekstra harus dikeluarkan untuk memenuhi transaksi ini. Bukanlah masalah apabila ini terjadi pada satu, dua, atau beberapa pelanggan. Tetapi untuk transaksi yang lebih besar, kerugian besar menanti!
Catatan persediaan yang akurat berarti staf inventaris memiliki lebih banyak waktu yang tersedia untuk melakukan hal lainnya.
Misalnya, mereka dapat mencari vendor baru atau menemukan cara-cara untuk menata kembali persediaan guna efisiensi dan akses yang lebih optimal.
Mengelola aplikasi persediaan lebih mudah dengan software akuntansi Jurnal. Pengelolaan aset secara manual bukanlah pilihan bijak di zaman yang serba modern ini.
Untuk mendukung kebutuhan pebisnis tentang catatan persediaan/inventaris, Jurnal sebagai aplikasi persediaan menyediakan langkah mudah untuk mengelolanya.
Dengan ini, sistem akan menghitung penyusutannya serta menyiapkan laporan keuangan secara otomatis dan detail. Mulai pembukuan yang tepat dan efisien dari sekarang!
Dengan menggunakan software akuntansi dan aplikasi persediaan, laporan persediaan dapat langsung Anda peroleh setelah penginputan semua transaksi selesai.
Software akuntansi memiliki sistem yang terotomatisasi sehingga saat transaksi di-input, sistem akan memprosesnya, dan laporan persediaan dapat Anda lihat dan pantau dengan cepat dan mudah.
Ada sistem real time dalam software akuntansi juga memudahkan Anda untuk melakukan evaluasi dan monitoring persediaan secara cepat di mana pun dan kapan pun meskipun sedang tidak berada di kantor.
Salah satu software akuntansi terbaik yang menyediakan fitur pengelolaan yang di dalamnya terdapat aplikasi persediaan adalah Jurnal.
Jurnal merupakan software akuntansi online berbasis cloud computing sehingga data yang ada akan tersimpan dengan baik.
Jurnal memiliki fitur Inventory yang dapat membantu Anda mengelola persediaan.
Selain itu, Jurnal memiliki fitur-fitur lain yang dapat mendukung pengelolaan keuangan Anda seperti fitur pembelian di mana di dalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap, perhitungan pajak otomatis, cash link, membuat laporan keuangan, dan lainnya.
Jadi, Anda dapat lebih mudah, cepat, dan aman mengelola usaha bisnis.
Tentu saja, Anda akan mendapatkan keunggulan tersendiri di mata konsumen dan pesaing jika melakukan usaha ini dengan menggunakan sistem yang modern dan sudah tidak manual. (mrk/jpnn)
Redaktur : Tarmizi Hamdi
Reporter : Tarmizi Hamdi, Tarmizi Hamdi