Mengenal Manfaat Aplikasi Absensi Online untuk Perusahaan

jpnn.com, JAKARTA - Seiring dengan perkembangan teknologi yang kian pesat, berbagai perusahaan menyediakan pilihan cara absensi untuk karyawannya.

Mulai dari absensi manual hingga berbasis aplikasi online.

BACA JUGA: Kenali Fitur Canggih pada Aplikasi Absensi Online Perusahaan, Ini Manfaatnya

Lantas apa itu aplikasi absensi online?

Aplikasi absensi online, yaitu platform ataupun alat yang berfungsi untuk memantau karyawan perusahaan dengan online.

Keberadaan absensi sistem online baik berbasis web maupun mobile memudahkan pemantauan seorang HRD.

BACA JUGA: Jangan Asal Pilih, Dapatkan Software Absensi Karyawan Perusahaan Tepercaya

Apalagi saat ini terdapat aplikasi absen online yang sudah terintegrasi dengan sistem lain, sehingga operasional seorang HRD lebih mudah.

Umumnya integrasi aplikasi itu bisa dengan sistem payroll ataupun aturan cuti di perusahaan.

BACA JUGA: Simak Paparan Lengkap soal Aplikasi Manajemen Absensi Online

Aplikasi absen online merekap semua pencatatan kehadiran seluruh karyawan memakai sistem cloud yang terintegrasi di database, sehingga tidak perlu melakukan rekap ulang.

Pemakaian aplikasi itu bisa dipantau di mana saja dengan syarat memiliki koneksi internet.

Perbedaan Absensi Online dan Konvensional

Perbedaan yang pertama bisa dilihat dari aktivitas rekapitulasi.

Pada sistem online rekapitulasi sudah secara otomatis, sedangkan konvensional masih perlu merekap manual.

Selanjutnya, cara melakukan absensi online Anda menggunakan smartphone masing-masing, sedangkan konvensional memakai alat yang disediakan oleh perusahaan.

Dari segi antrian aplikasi absen online tidak perlu mengantri karena bisa dilakukan tanpa harus datang di perusahaan pun bisa.

Selain itu, memakai sistem absensi yang konvensional membutuhkan biaya maintenance alatnya.

Namun, jika memakai aplikasi tidak membutuhkan biaya perawatan, pengeluaran biaya hanya untuk pembelian aplikasinya saja.

Kekurangan Aplikasi Absensi Online

Sebelum membahas kelebihannya Anda juga perlu tahu apa yang menjadi kekurangan aplikasi absensi secara online.

Berikut ini kekurangan dari aplikasi absensi yang bisa Anda ketahui

Cara Kerjanya Bergantung dengan Kuat Lemahnya Sinyal

Sesuai namanya, aplikasi ini memang membutuhkan sinyal dan konektivitas internet yang baik.

Apabila Anda tidak mempunyai sinyal yang baik, maka bisa menjadi kendala ketika ingin melakukan absensi.

Kemungkinan buruk yang bisa Anda alami yaitu absensi tidak bisa masuk dan tercatat di sistem.

Ditinjau dari segi ini, aplikasi absen online bisa merugikan karyawan.

Sebagai karyawan Anda juga harus mempunyai smartphone yang mendukung sistem yang ditetapkan perusahaan.

Hal ini menyebabkan karyawan harus mengeluarkan biaya apabila smartphone yang dimiliki tidak bisa digunakan.

Bisa Terjadi Sistem Bug (Error)

Kekurangan lainnya bisa datang dari terjadinya error pada sistem sehingga tidak bisa menerima absensi yang masuk.

Dari segi ini karyawan bisa dirugikan karena gaji yang diperolehnya tergantung dengan data masuk yang tercatat di sistem. Namun memilih aplikasi yang kredibelnya bagus hal ini bisa diatasi.

Memungkinkan Terjadinya Kecurangan

Sistem kerja aplikasi absensi secara online juga memungkinkan adanya kecurangan yang terjadi.

Kecurangan yang dimaksud adalah tidak bisa mengidentifikasi bahwa ketika ada pegawai yang izin dengan alasan sakit.

Menanggapi hal tersebut pihak perusahaan dapat memperketat aturannya seperti harus melampirkan surat keterangan sakit yang dikeluarkan oleh dokter setempat.

Surat bisa di lampiran via online terlebih dahulu dan untuk bukti secara fisiknya dapat menyusul.

Kelebihan Absensi dengan Aplikasi Online

Setiap aplikasi tentu punya kelemahan, namun selama kekurangan tersebut masih bisa diatasi tentu tidak menjadi masalah besar.

Berikut kelebihan dari aplikasi absen online yang harus Anda ketahui sebelum memutuskan menggunakannya.

Sistem Keamanan Data Terjamin

Memilih aplikasi absen online perusahaan tidak perlu khawatir datanya akan bocor dan tersebar di internet.

Aplikasi absensi meskipun secara online mempunyai sistem keamanan data yang terjamin.

Oleh karena itu, dalam memilih jasa penyedia aplikasi absen online Anda harus tahu kredibilitasnya.

Dengan teknologi berbasis cloud dan juga pusat data secara internasional, membuat perusahaan tidak perlu merasa cemas apabila terjadi kerusakan dan kehilangan.

Karena seluruh data yang tersimpan di pusat ada backup-nya.

Biasanya server cloud kelas internasional yang digunakan seperti dari Windows Azure dan AWS.

Menghemat Anggaran

Keuntungan yang bisa Anda dapatkan dengan memilih aplikasi absen online yaitu bisa meminimalisir anggaran.

Pembayaran yang perlu dilakukan oleh perusahan hanya untuk pembelian aplikasinya.

Sementara itu, jika tidak memakai sistem ini selain biaya hardware dan software, perusahaan juga memerlukan tambahan ahli IT untuk keperluan maintenance.

Lebih Efisien

Keefisienan dari penggunaan aplikasi absensi secara online menguntungkan bagi HRD maupun karyawan lainnya.

HRD dimudahkan dalam pemantauan data-data secara real-time dan tentunya informasi di sistem itu lengkap dengan kinerja yang tercatat.

HRD juga lebih cepat dan efektif dalam menyusun alokasi gaji serta tunjangan yang menjadi hak karyawan.

Bagi karyawan dimudahkan dengan akses kinerja yang dilakukan, sehingga mengetahui waktu cuti yang belum diambil dan pengajuannya pun menjadi lebih simpel apabila mau cuti.

Manfaat Aplikasi Absensi Online untuk Perusahaan

Di dalam aplikasi absensi telah dilengkapi dengan fitur-fitur yang tentunya bermanfaat bagi perusahaan yang menerapkannya.

Apa saja manfaat yang bisa didapatkan? Berikut penjelasannya secara detail.

Menghemat Biaya

Sisi positif yang dirasakan oleh perusahaan bila beralih memakai aplikasi absensi online adalah pengeluaran dapat ditekan.

Aplikasi ini membuat perusahaan lebih hemat dikarenakan tidak perlu membeli alat absensi dengan jumlah banyak jika perusahaan memiliki beberapa lokasi terpisah.

Pemantauan Secara Real Time

Selain lebih hemat manfaat dari memakai aplikasi absensi di perusahaan yaitu bisa dipantau secara fleksibel tanpa perlu ke kantor pun bisa dan tentunya data-data tersebut diambil secara real-time.

Hal tersebut juga lebih mudah apabila ingin mensinkronisasi data, karena semua tersimpan di cloud.

Perhitungan Rekapitulasi Kinerja Karyawan Lebih Akurat

HRD perusahaan juga merasakan manfaat menggunakan aplikasi absensi online ini, khususnya saat melakukan perhitungan jam kerja masing-masing karyawannya.

Perhitungan akan secara otomatis di satu aplikasi ini lengkap dengan durasi kerjanya.

Sehingga hasilnya lebih akurat, dan perusahaan pun bisa dengan mudah menentukan gaji yang harus dibayar sesuai dengan total waktu kerja.

HRD juga tidak perlu melakukan perekapan secara manual karena semua data nya langsung secara otomatis terekapitulasi. (jpnn)

BACA ARTIKEL LAINNYA... Ini Manfaat Absensi Android dalam Penggajian dan Pembuatan Laporan Slip Gaji Karyawan